Hier erstellst du einen Dienstplan kostenlos: online im Browser, mit der Excel-Vorlage oder auf der leeren PDF-Vorlage zum Ausdrucken. Du legst Schichten mit Kürzel und Zeiten fest, trägst dein Team ein und wählst für jeden Tag eine Schicht. Das Werkzeug zeigt die Feiertage deines Bundeslands, geplante Stunden pro Person im Vergleich zu einem vereinfachten Soll, die Besetzung pro Schicht und Tag und warnt, wenn zwischen zwei Schichten weniger als elf Stunden Ruhezeit liegen.
| Kürzel | Bezeichnung | Beginn | Ende | Pause (Min.) |
|---|
| Name | Std./Woche laut Vertrag |
|---|
Dienstplan-Vorlage als Excel und PDF
Die Excel-Vorlage ist ein Monats-Dienstplan für bis zu 15 Personen. Im Blatt „Schichten“ legst du Kürzel, Beginn, Ende und Pause fest, voreingestellt sind Früh-, Spät-, Nacht- und Tagdienst sowie Urlaub, krank und frei. Im Blatt „Dienstplan“ trägst du Monat und Jahr ein, Wochentage erscheinen automatisch und Wochenenden sind grau. Pro Tag wählst du ein Kürzel aus der Liste, die Zelle färbt sich passend. Excel rechnet die geplanten Stunden je Person, das Soll aus den Wochenstunden und die Differenz; darunter siehst du, wie viele Personen an jedem Tag in welcher Schicht sind. Gedruckt passt der Plan auf eine A4-Seite quer.
Die leere PDF-Vorlage hat Spalten für 31 Tage, Zeilen für 15 Personen und eine Besetzungsübersicht zum Ausfüllen von Hand. Mit dem Werkzeug oben druckst du dagegen einen fertigen Monatsplan mit Wochentagen, Feiertagen, Farben und Legende; für ein PDF wählst du im Druckfenster „Als PDF speichern“.
Dienstplan erstellen in 5 Schritten
- Bedarf klären: Wie viele Personen braucht ihr pro Tag und Schicht, zum Beispiel morgens zwei und abends drei?
- Schichten festlegen: Beginn, Ende und Pause jeder Schicht, dazu Kürzel für Urlaub, krank und frei.
- Abwesenheiten zuerst eintragen: genehmigten Urlaub, Berufsschule, feste freie Tage und Wünsche.
- Schichten verteilen: erst die Tage mit dem knappsten Personal, dann den Rest. Auf Stunden pro Person, Ruhezeiten und faire Verteilung von Wochenenden und Nächten achten.
- Prüfen und bekannt geben: Besetzung je Tag kontrollieren, Plan aushängen oder verschicken und Änderungen dokumentieren.
Was beim Dienstplan rechtlich gilt
| Regel | Grundsatz |
|---|---|
| Höchstarbeitszeit | 8 Stunden pro Werktag, bis 10 Stunden, wenn im Schnitt von 6 Monaten oder 24 Wochen 8 Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG) |
| Pausen | 30 Minuten bei mehr als 6 bis 9 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden; im Voraus festgelegt, Abschnitte von mindestens 15 Minuten, nicht länger als 6 Stunden am Stück ohne Pause (§ 4 ArbZG) |
| Ruhezeit | mindestens 11 Stunden ununterbrochen nach Ende der Arbeit (§ 5 ArbZG); u. a. in Krankenhäusern, Pflege und Gastronomie Verkürzung auf 10 Stunden möglich, wenn sie innerhalb eines Monats oder von vier Wochen durch eine Ruhezeit von mindestens 12 Stunden ausgeglichen wird |
| Sonn- und Feiertage | grundsätzlich arbeitsfrei, Ausnahmen nach § 10 ArbZG; dann grundsätzlich mindestens 15 freie Sonntage im Jahr, Ersatzruhetag innerhalb von 2 Wochen nach Sonntagsarbeit bzw. 8 Wochen nach Arbeit an einem Werktags-Feiertag (§ 11 ArbZG); Tarifverträge können abweichen |
| Nachtarbeit | für Nachtarbeitnehmer gilt beim Verlängern auf 10 Stunden ein Ausgleich innerhalb eines Monats oder von 4 Wochen; Anspruch auf arbeitsmedizinische Untersuchung und, ohne tarifliche Regelung, bezahlte freie Tage oder einen Zuschlag (§ 6 ArbZG) |
| Betriebsrat | bestimmt, soweit kein Gesetz oder Tarifvertrag greift, bei Beginn und Ende der Arbeitszeit einschließlich Pausen, der Verteilung auf die Wochentage und damit bei Schichtplänen mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG) |
Eine einheitliche gesetzliche Frist, wie früh ein Dienstplan feststehen muss, gibt es nicht. Bei vereinbarter Arbeit auf Abruf müssen Beschäftigte grundsätzlich nur arbeiten, wenn ihnen die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage vorher mitgeteilt wird (§ 12 TzBfG); Tarifverträge können abweichen. Sonst gelten die Vereinbarungen im Betrieb und das billige Ermessen nach § 106 GewO. Plane für eine verlässliche Abstimmung möglichst mehrere Wochen Vorlauf ein. Einzelne Tage prüfst du mit dem Arbeitszeitrechner. Eine positive Differenz im Plan zeigt nur zusätzlich eingeplante Stunden; was tatsächlich geleistete Überstunden netto bringen, rechnet der Überstundenrechner.
Excel oder Dienstplan-Software?
Für ein kleines Team mit festen Schichten reicht eine Vorlage. Mit wachsendem Team wird die Excel-Tabelle mühsam: Tauschwünsche kommen per Zuruf, Urlaub steht woanders, die tatsächlich gearbeiteten Stunden müssen getrennt erfasst werden, und wer krank wird, sorgt für eine neue Runde Telefonate. Eine Schichtplan-App verteilt den Plan aufs Handy, Mitarbeitende tauschen Schichten mit Freigabe, und Zeiterfassung und Urlaub hängen direkt daran. Welche Lösung zu eurem Betrieb passt, zeigt unser Software-Finder.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Dienstplan und Schichtplan?
Im Alltag meint beides dasselbe: einen Plan, wer wann arbeitet. Von Schichtplan spricht man meist, wenn sich feste Schichten wie Früh, Spät und Nacht abwechseln; Dienstplan ist der allgemeinere Begriff, etwa in Pflege, Gastronomie oder Handel.
Wie berechne ich die Sollstunden im Dienstplan?
Bei gleich langen, regelmäßigen Arbeitstagen: Wochenstunden ÷ Arbeitstage pro Woche × Arbeitstage im Monat. Bei 40 Stunden an fünf Tagen sind das acht Stunden pro Tag; ein Monat mit 21 Arbeitstagen ergibt 168 Sollstunden. Bei ungleich verteilten Arbeitszeiten oder tariflichen Sollstunden-Regeln gilt die jeweilige Regelung. Werkzeug und Excel-Vorlage rechnen vereinfacht mit Montag bis Freitag; das Werkzeug zieht die Feiertage des Bundeslands ab, in der Excel-Vorlage berücksichtigst du sie selbst. Urlaub und Krankheit zählen im Plan mit null Stunden, die Differenz ist deshalb ein Planungsvergleich und kein Arbeitszeitkonto.
Darf der Arbeitgeber den Dienstplan kurzfristig ändern?
Der Arbeitgeber legt die Arbeitszeit im Rahmen von Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung fest (§ 106 GewO) und muss dabei die Interessen der Beschäftigten angemessen berücksichtigen. Wie kurzfristig er einen veröffentlichten Plan ändern darf, hängt von diesen Regeln und vom Einzelfall ab. Gibt es einen Betriebsrat, muss er bei Änderungen des Schichtplans in der Regel mitbestimmen.
Werden meine Eingaben gespeichert?
Nur in deinem Browser, damit du den Plan später weiterbearbeiten kannst. An uns wird nichts übertragen. Wer den Plan auf einem anderen Gerät braucht, druckt ihn oder speichert ihn als PDF.
Stand: 07.11.2026. Allgemeine Information zum Arbeitszeitrecht, keine Rechtsberatung.
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