Arbeitszeiten zu erfassen ist in Deutschland seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) für nahezu alle Arbeitgeber Pflicht – abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Für kleine Betriebe stellt sich dabei die praktische Frage: Reicht ein Stundenzettel, oder braucht es Software? Hier findest du kostenlose Vorlagen, Rechner und kompaktes Hintergrundwissen, damit du die Arbeitszeit deines Teams rechtssicher und ohne großen Aufwand im Griff hast.
Die Tools dieser Kategorie decken den kompletten Alltag kleiner Betriebe ab: Arbeitszeitrechner, Überstundenrechner, Stundenzettel- und Excel-Vorlagen, Brückentage-Planer und Dienstplan-Vorlagen. Welches Werkzeug wann sinnvoll ist und was die aktuelle Rechtslage dazu sagt, erklärt dieser Überblick.
Gleitzeit ermöglicht es Beschäftigten, Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit selbst zu wählen – innerhalb fester Grenzen. Hier erfährst du, wie Gleitzeitmodelle aufgebaut sind, was die Kernarbeitszeit damit zu tun hat und worauf du bei der Einführung achten solltest.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits heute – unabhängig davon, ob ein neues Arbeitszeitgesetz in Kraft tritt. Der Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) leitete aus dem Arbeitsschutzgesetz eine umfassende Aufzeichnungspflicht ab. Das bedeutet: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen festgehalten werden.
Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung gibt es nach geltendem Recht noch nicht. Das Arbeitszeitgesetz schreibt in § 16 ArbZG lediglich vor, dass Arbeitszeiten über acht Stunden aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren sind. § 17 MiLoG verlangt für gewerbliche Minijobber und Beschäftigte in Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz grundsätzlich die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der gesamten täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten folgenden Kalendertages sowie eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) legte am 18. Juni 2026 einen Referentenentwurf zur ArbZG-Novelle vor. Dieser sieht vor, dass Betriebe künftig grundsätzlich elektronisch am selben Arbeitstag erfassen müssen. Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten sollen dauerhaft davon ausgenommen bleiben. Für Betriebe bis 50 Beschäftigte ist eine Übergangsfrist von fünf Jahren geplant, für Betriebe bis 250 Beschäftigte zwei Jahre, für alle übrigen ein Jahr – jeweils ab Inkrafttreten. Stand November 2026 hat das Bundeskabinett den Entwurf noch nicht beschlossen; das ArbZG gilt unverändert (Quelle: BMAS-Referentenentwurf vom 18. Juni 2026, ausgewertet durch Osborne Clarke, Juli 2026).
Verstöße gegen die besonderen Aufzeichnungspflichten nach § 16 Abs. 2 ArbZG können nach § 22 ArbZG mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden; ein Verstoß allein gegen die allgemeine Erfassungspflicht aus § 3 ArbSchG ist dagegen nicht unmittelbar bußgeldbewehrt. Bei fehlenden Aufzeichnungen für Minijobber oder in den genannten Branchen drohen nach § 21 MiLoG seit dem 30. Dezember 2025 sogar bis zu 50.000 Euro.
Das Arbeitszeitgesetz setzt klare Grenzen, die du als Arbeitgeber zwingend einhalten musst. § 3 ArbZG erlaubt werktäglich maximal acht Stunden Arbeitszeit. Ausnahmsweise darf auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn der Ausgleich innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen sichergestellt ist.
Für Pausen gilt § 4 ArbZG:
Pausen können in Abschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Die Ruhepause zählt nicht zur Arbeitszeit und darf nicht am Anfang oder Ende der Schicht liegen.
Praxis-Szenario 1 – Handwerksbetrieb mit Montageeinsatz: Eine Montagerin arbeitet montags von 7:00 bis 18:00 Uhr. Die Netttoarbeitszeit beträgt elf Stunden. Nach § 3 ArbZG wären maximal zehn Stunden zulässig. Damit liegt die Stunde zwischen 17:00 und 18:00 Uhr im Verstoßbereich. Zudem wären bei über neun Stunden mindestens 45 Minuten Pause vorgeschrieben. Ist nur eine halbe Stunde dokumentiert, droht ein weiterer Verstoß. Beide Verstöße können je mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden.
Ein Arbeitszeitrechner hilft, solche Überschreitungen sofort zu erkennen – bevor sie zur behördlichen Anordnung führen. Das Verwaltungsgericht Hamburg bestätigte 2025, dass die Erfassungspflicht aus dem BAG-Beschluss 2022 durch Behörden nach § 17 Abs. 2 ArbSchG vollziehbar ist.
Überstunden entstehen, wenn die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit überschritten wird. Ohne lückenloses Zeitkonto lässt sich weder der Ausgleichsanspruch der Beschäftigten noch die gesetzliche Höchstarbeitszeit nachvollziehen. Ein Arbeitszeitkonto hält fest, wann Mehrarbeit anfällt und wann sie durch Freizeit oder Bezahlung ausgeglichen wird.
Praxis-Szenario 2 – Gastronomiebetrieb: Eine Restaurantleiterin hat vertraglich 40 Stunden pro Woche. Im Oktober kommen über vier Wochen je fünf Überstunden zusammen, also 20 Stunden. Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 Euro brutto pro Stunde (Stand: November 2026). Werden die Überstunden nicht durch Freizeit ausgeglichen, ergibt sich bei gesonderter Vergütung zum gesetzlichen Mindestlohn eine zusätzliche Bruttovergütung von 20 × 13,90 Euro = 278,00 Euro; maßgeblich kann jedoch ein höherer vereinbarter Stundenlohn sein – zuzüglich etwaiger tarifvertraglicher Zuschläge. Auch bei fehlenden Aufzeichnungen muss die Mitarbeiterin grundsätzlich darlegen und im Streitfall beweisen, wann sie Überstunden geleistet hat und dass diese vom Arbeitgeber veranlasst waren.
Neben Überstunden gehört die Urlaubsplanung zu den zeitkritischen Aufgaben im Betrieb. Brückentage lassen sich strategisch nutzen, um mit wenigen Urlaubstagen lange Auszeiten zu erzielen. Ein Brückentage-Planer zeigt auf einen Blick, wo sich freie Tage optimal aneinanderreihen. Der Dienstplan sorgt dafür, dass trotz Urlaubs und Fehlzeiten die Mindestbesetzung gewährleistet bleibt.
Die richtige Methode hängt von Betriebsgröße, Branche und persönlichem Aufwand ab. Die folgende Tabelle gibt einen schnellen Überblick:
| Methode | Geeignet für | Vorteile | Grenzen |
|---|---|---|---|
| Handschriftlicher Stundenzettel | Soloselbstständige, 1-2 Beschäftigte | Kein Aufwand, keine Kosten | Auswertung manuell, fehleranfällig |
| Excel-Vorlage | Kleinstbetriebe bis ~10 Personen | Automatische Summen, flexibel anpassbar | Kein Echtzeit-Zugriff, Versionsprobleme im Team |
| App / Smartphone-Lösung | Mobile Teams, Außendienst | Stempeluhr per Klick, GPS möglich | Datenschutz prüfen, Schulungsaufwand |
| Elektronisches PC-System | Betriebe ab ~10 Personen | Auswertungen, Schnittstellen zur Lohnabrechnung | Kosten, Implementierungsaufwand |
Laut Bitkom-Studie vom Juni 2025 (repräsentative Befragung von 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten) nutzen 13 % der Unternehmen noch handschriftliche Stundenzettel, 16 % setzen auf Excel-Tabellen, 31 % verwenden elektronische Systeme am Computer und 18 % eine Smartphone-App. Insgesamt erfassen inzwischen 74 % der befragten Unternehmen Arbeitszeiten – 2022 waren es erst 30 %.
Für Betriebe bis 10 Beschäftigte sind Papier und Excel nach heutigem Recht und voraussichtlich auch nach der geplanten ArbZG-Novelle dauerhaft zulässig. Ab etwa 10 bis 15 Personen stoßen manuelle Methoden schnell an ihre Grenzen: Auswertungen dauern, Fehler schleichen sich ein, und der Überblick über Resturlaub und Überstundensalden fehlt. Wenn du merkst, dass du monatlich mehr als zwei bis drei Stunden mit der Nachbearbeitung von Stundenzetteln verbringst, lohnt sich der Blick auf spezialisierte Software.
Nicht jede Person im Betrieb fällt unter die allgemeinen Arbeitszeitregeln. § 18 ArbZG nimmt leitende Angestellte im Sinne des Betriebsverfassungsgesetzes, Chefärzte und bestimmte andere Gruppen von den Höchstarbeitszeitgrenzen aus. Für diese Gruppen gilt das ArbZG grundsätzlich nicht; eine fortbestehende Aufzeichnungspflicht lässt sich nicht pauschal aus dem BAG-Beschluss ableiten, der mögliche Ausnahmen ausdrücklich berücksichtigt.
Im Homeoffice gelten dieselben Regeln wie im Betrieb. Beginn, Ende und Pausen müssen erfasst werden. Wie das technisch geschieht, bleibt dem Arbeitgeber überlassen – eine Stempeluhr vor Ort ist nicht zwingend. Eine einfache Excel-Vorlage, die der Mitarbeitende täglich selbst ausfüllt und monatlich einreicht, erfüllt die Anforderungen.
Vertrauensarbeitszeit – also die Praxis, nur das Ergebnis zu vereinbaren und die Zeiteinteilung vollständig dem Mitarbeitenden zu überlassen – ist mit der Erfassungspflicht nur eingeschränkt vereinbar. 65 % der Unternehmen sehen laut Bitkom-Studie 2025 die Vertrauensarbeitszeit durch die Erfassungspflicht gefährdet. Kritisch zu sehen ist dabei, dass Vertrauensarbeitszeit die Zeiterfassung nicht ersetzt, sondern nur die Lage der Arbeitszeit freistellt. Aufgezeichnet werden muss trotzdem.
Der BMAS-Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 enthält einige Punkte, die für kleine Betriebe relevant werden könnten. Neben der gestaffelten elektronischen Pflicht plant der Entwurf, durch Tarifvertrag eine wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit zu ermöglichen – ein Wunsch, den laut Bitkom-Studie 2025 82 % der befragten Unternehmen teilen. Außerdem soll der Ausgleichszeitraum für Mehrarbeit von sechs auf vier Monate verkürzt werden (Quelle: Osborne Clarke, Analyse des BMAS-Referentenentwurfs, Juli 2026).
Bis das Gesetz tatsächlich beschlossen und in Kraft ist, bleibt die aktuelle Rechtslage maßgeblich. Der Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD (2025) verspricht eine unbürokratische Regelung mit angemessenen Übergangsfristen für KMU – wann das konkret kommt, ist Stand November 2026 offen.
Die kostenfreien Werkzeuge dieser Kategorie helfen dir, die Zeit deines Teams schon heute sauber zu erfassen: mit einem Arbeitszeitrechner für schnelle Tages- und Wochenauswertungen, einem Überstundenrechner für das Zeitkonto, fertigen Stundenzettel- und Excel-Vorlagen zum sofortigen Einsatz sowie einem Dienstplan und Brückentage-Planer für die vorausschauende Schicht- und Urlaubsplanung. Wenn du prüfen möchtest, ab wann sich eine spezialisierte Zeiterfassungssoftware für deinen Betrieb rechnet, findest du im Software-Finder einen strukturierten Vergleich der gängigen Lösungen.
Ja. Der BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) leitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG eine umfassende Pflicht zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ab.
Nach geltendem Recht (Stand November 2026) nicht. Papier und Excel sind zulässig. Der BMAS-Referentenentwurf vom Juni 2026 plant eine elektronische Pflicht, ist aber noch nicht beschlossen.
Mindestens zwei Jahre – so schreiben es § 16 ArbZG und § 17 MiLoG vor.
Bei 6 bis 9 Stunden Arbeitszeit mindestens 30 Minuten, bei über 9 Stunden mindestens 45 Minuten Pause (§ 4 ArbZG). Bis zu 6 Stunden gilt keine Pausenpflicht.
Für Betriebe bis 10 Beschäftigte ja – nach heutigem Recht und voraussichtlich auch nach der geplanten ArbZG-Novelle bleibt die elektronische Pflicht dort dauerhaft ausgesetzt.
Nach § 22 ArbZG bis zu 30.000 Euro je Verstoß. Bei Minijobbern und Branchen nach § 2a SchwarzArbG drohen nach § 21 MiLoG seit Dezember 2025 bis zu 50.000 Euro.