Zeiterfassung für kleine Teams: Welche Software passt zu euch?

Mit diesem Finder findest du in rund zwei Minuten eine Zeiterfassung, die zu eurem Team passt. Du beantwortest sieben bis acht Fragen zu Teamgröße, Branche, Arbeitsorten und Muss-Anforderungen wie DATEV-Export oder Schichtplanung. Danach siehst du die drei passendsten Lösungen mit geschätzten Kosten. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse.

So wählt der Finder aus

Alles, was du als Funktion oder Muss-Anforderung auswählst, prüft der Finder gegen die Angaben der Anbieter. Fehlt eine dieser Funktionen laut Anbieter, wird er ausgeschlossen. Ist eine Funktion auf der Anbieterseite nicht belegt, zählt sie nicht als erfüllt: Solche Anbieter erscheinen nur nachrangig, mit der Einordnung „passt mit Abstrichen“ und einem Fragezeichen an der betreffenden Funktion.

Die übrigen Anbieter sortiert der Finder nach Funktionen (35 %), Arbeitsumgebung und Erfassungsweg (20 %), technischen Anforderungen (15 %), Budget (15 %) sowie Testphase, EU-Hosting und Grundgebühr (15 %). Ob wir für einen Anbieter eine Provision erhalten, beeinflusst die Reihenfolge nicht.

Worauf du bei Zeiterfassungssoftware achten solltest

• Erfassungsweg: Wer unterwegs oder auf Baustellen arbeitet, braucht eine App, die auch ohne Internetverbindung funktioniert. In Filialen und Betrieben mit festem Eingang ist ein Terminal oder Tablet oft einfacher.
• Lohnabrechnung: Rechnet euer Steuerbüro mit DATEV ab, spart ein DATEV-Export viel Abtipparbeit. Nicht jeder Anbieter hat ihn im Grundtarif.
• Schichtbetrieb: Dienstplanung und Zuschläge für Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit sind oft nur in höheren Tarifen oder als Zusatzmodul enthalten.
• Projektarbeit: Agenturen und Dienstleister brauchen Projektzeiten und eine Übergabe an die Rechnungsstellung, Handwerksbetriebe meist eher Einsatzorte und Tätigkeiten.
• Preismodell: Neben dem Preis pro Person gibt es Grundgebühren, Pauschalen für kleine Teams und Festpreise. Für fünf Personen kann ein Festpreis teurer, für dreißig günstiger sein.
• Datenschutz: Achte darauf, wo die Daten gespeichert werden und ob der Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung anbietet.

Alle geprüften Anbieter im Überblick

Müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen?

Ja. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfasst werden. Das Gericht leitet die Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ab.

Eine bestimmte Form schreibt der Beschluss nicht vor. Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung besteht derzeit nicht, auch Papier oder eine Tabelle können genügen. Software macht die Erfassung, Auswertung und Übergabe an die Lohnabrechnung aber deutlich einfacher, sobald mehrere Personen arbeiten.

Für gewerbliche Minijobs und Beschäftigte in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, etwa Bau, Gastronomie und Gebäudereinigung, gelten nach § 17 Mindestlohngesetz besondere Aufzeichnungspflichten: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten folgenden Kalendertags aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Minijobs in Privathaushalten sind davon ausgenommen. Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung.

Häufige Fragen

Gibt es eine kostenlose Zeiterfassung für Teams?

Ja, mit Einschränkungen. Clockify ist für bis zu fünf Nutzer kostenlos, Shiftbase bietet einen kostenlosen Tarif bis 15 Mitarbeitende, allerdings ohne Ein- und Ausstempeln. Clockodo ist nur für eine Person kostenlos. Ob ein Gratis-Tarif reicht, hängt von Teamgröße und Erfassungsmöglichkeiten ab. Eine Stempelfunktion ist nicht vorgeschrieben, auch manuelle Einträge können genügen.

Was kostet eine Zeiterfassungssoftware?

Bei den geprüften Anbietern beginnen die Preise bei wenigen Euro pro Person und Monat. Hinzu kommen je nach Anbieter Grundgebühren, Pauschalen für kleine Teams oder Zusatzmodule, etwa für Schichtplanung oder DATEV. Der Finder rechnet die Kosten für eure Teamgröße aus.

Reicht Excel für die Zeiterfassung?

Rechtlich kann eine Tabelle genügen, wenn Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit vollständig und nachvollziehbar erfasst werden. In der Praxis wird Excel ab einigen Personen aufwendig: Überstunden, Urlaub und die Übergabe an die Lohnabrechnung müssen von Hand gepflegt werden.

Welche Zeiterfassung passt für Handwerksbetriebe?

Wichtig sind eine App, die auch ohne Netz auf der Baustelle funktioniert, und ein Export für die Lohnabrechnung. Wähle im Finder „Handwerk und Bau“ und „Auf Baustellen“, dann berücksichtigt er Offline-Erfassung und mobile Nutzung.

Stand der Anbieterdaten: 06.11.2026. Alle Preise netto laut Anbieterseiten, ohne Gewähr. Preise und Funktionen können sich ändern, maßgeblich ist die Seite des Anbieters.