Wie dir die Eisenhower-Matrix mehr Zeit verschafft

Aufgaben zu priorisieren ist nicht jedermanns Stärke. So elementar es auch ist, so schwer fällt es den meisten Menschen die richtige Priorität für ihre Aufgaben zu finden. Gut zu wissen, dass es für jedes Problem eine Lösung gibt. Wie du ganz schnell lernst, deine Aufgaben zu priorisieren, zeige ich dir anhand eines einfachen und effizienten Tools: der Eisenhower-Matrix.

Worum gehts es bei der Eisenhower-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix wird als Methode des Zeitmanagements angewendet und hilft dir dabei, deine anstehenden Aufgaben zu priorisieren. Das Eisenhower-Prinzip ermöglicht es dir letztendlich, wichtige Aufgaben von unwichtigen, dringende von nicht dringenden zu differenzieren.

Der Kniff ist, dass du deine Aufgaben vorher screens, sortierst und clusterst. Das ist schon die halbe Miete. Lies dazu übrigens auch gerne den ergänzenden Blogbeitrag Wie führt man eine effektive To-Do-Liste?

Wer war Dwight D. Eisenhower?

Eisenhower war Republikaner und der 34. Präsident der Vereinigten Staaten. Zu Zeiten des Zweiten Weltkriegs war er als Oberbefehlshaber der Alliierten in Europa tätig. Noch bis heute gilt er als einer der populärsten US-Präsidenten.

Am 19. August des Jahres 1954 zitierte er in einer Rede einen früheren College Präsidenten:

Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind nie dringend. 

Aus diesen Worten entstand die sogenannte Eisenhower-Matrix. Ob er das Eisenhower-Prinzip jedoch wirklich konzipiert und danach gearbeitet hatte, bleibt bis heute ungeklärt. Trotzdem wird ihm das 4-Quadranten-Prinzip zugeschrieben.

Was ist der Kerngedanke der Eisenhower-Matrix?

Da dir das Eisenhower-Prinzip dabei helfen soll, deinen Umgang mit Zeit & Zielen zu optimieren, geht es in erster Linie darum Aufgaben zu priorisieren – und zwar nach ihrer Wichtigkeit und ihrer Dringlichkeit. 

Vereinfacht kann man auch sagen, wir wollen ab sofort nicht mehr "die richtigen Dinge tun", sondern "die Dinge richtig tun". Wir steigern damit also nicht unsere Effizienz, sondern unsere Effektivität.

Wie du schon bald feststellen wirst, hilft dir diese Methode auch dabei, ganze Aufgaben komplett auszusortieren:

• Denn ist eine Aufgabe weder wichtig, noch dringend, solltest du sie grundsätzlich weglassen und dich mit Wichtigerem beschäftigen. 
• Ist eine Aufgabe nicht wichtig, aber dringend, könntest du sie jemand anderem auftragen, also delegieren.
• Ist eine Aufgabe wichtig, aber nicht dringend, musst du sie unbedingt im Hinterkopf behalten. Die Erledigung hat jedoch noch etwas Zeit und lässt sich aufschieben.
• Und ist eine Aufgabe wichtig UND dringend, dann hat diese die höchste Priorität und sollte als bald als möglich erledigt werden. So viel zum Kerngedanken der Eisenhower-Matrix. 

Nun aber weiter zur Funktionsweise ...

Wie funktioniert die Eisenhower-Matrix?

Damit du weißt, wie du deine Aufgaben zu priorisieren hast, stellst du dir jeweils die folgenden zwei Fragen:

1. Wie wichtig ist die vorliegende Aufgabe?
2. Wie dringend ist die vorliegende Aufgabe?

Um nun korrekt deine Aufgaben zu priorisieren, definiert das Eisenhower-Prinzip vier Kategorien, die ich im ersten Abschnitt bereits angeschnitten habe:

Bestimmt fragst du dich nun, was genau dem Merkmal "wichtig" und was dem Merkmal "dringend" entspricht. Nun ja, das ist grundsätzlich sehr individuell. Jedoch gibt es auch hier einige Anhaltspunkte, nach denen sich das Eisenhower-Prinzip richtet:

Als wichtige Aufgabe gelten solche, die einen unmittelbaren Bezug zu bereits definierten Zielen besitzen. Als dringend gilt eine Aufgaben, wenn ein Aufschub nicht möglich ist.

Wichtige und zugleich dringende Aufgaben sollten deshalb am besten von dir selbst und so zeitig wie möglich erledigt werden.

Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben kannst du wie gesagt delegieren oder automatisieren. Falls dir das (noch) nicht möglich ist, sollten sie unbedingt an zweiter Stelle erledigt werden - sprich nach den dringenden und wichtigen, aber vor den wichtigen und nicht dringenden Aufgaben!

Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben kannst du gut planen und terminieren, ein zeitlicher Aufschub bereitet dir erstmal keine Probleme.

Und last but not least: Die nicht wichtigen und nicht dringenden Aufgaben kannst du entweder archivieren oder ganz einfach löschen. Verschwende deine Zeit nicht an sie.

Wundere dich übrigens nicht, falls du noch ein bisschen weiter recherchierst. Die Reihenfolge und Benennung innerhalb der 4-Felder-Matrix ist häufig verschieden. Der Inhalt ist aber immer der gleiche, nur die Anordnung eben nicht.

Wieso soll mir das helfen?

Das Eisenhower-Prinzip ist sehr leicht zu verstehen und anzuwenden. Daher hat es immer noch Gültigkeit und wird auch immer noch angewendet, obwohl in den letzten Jahrzehnten viele neue Tools & Systeme erfunden und entwickelt wurden.

Du kannst die Eisenhower-Matrix ohne Vorkenntnisse anwenden, probiere es doch einfach mal aus!

Du wirst überrascht sein, wie zügig sich deine Aufgaben einteilen lassen – und wie schnell es dir plötzlich gelingt, deinen Aufgaben zu priorisieren. Mit dem Eisenhower-Prinzip entlarvst du Zeitfresser und kannst diese ab sofort eliminieren, während du wichtige und dringende Aufgaben stets im Blick behältst.

Welche alternative Methoden gibt es?

Es gibt eine Reihe gängiger Methoden, die natürlich alle ihre Vorzüge und Daseinsberechtigung haben. Ich werde sie im Folgenden nur auflisten, aber nicht dezidiert auf sie eingehen. Das würde hier den Rahmen sprengen:

• ABC-Methode
• ALPEN-Methode
• SMART-Methode
• Pareto-Prinzip
• Pomodoro-Technik

Zum Pareto-Prinzip habe ich ebenfalls einen Artikel geschrieben: Wie du mit dem Pareto-Prinzip dein Zeitmanagement optimierst. 

Eisenhower-Matrix als App?

Falls du digital-affin bist und gerne digitale Tools auf Computer oder Smartphone benutzt, kannst du deine eigene Eisenhower-Matrix auch per App bzw. Tool erstellen und steuern.

So bist du nicht auf Stift und Papier angewiesen und trägst den Überblick deiner Aufgaben jederzeit bei dir. Empfehlenswerte Smartphone-Apps sind zum Beispiel Eisenhower.me, Fokus Matrix und Baller ToDo.

Empfohlene Bücher im Überblick

Im Folgenden findest du nochmal einen Link zum Home-Office-Buch, das als Taschenbuch und E-Book zu haben ist. Ausführlichere Infos zu den Inhalten findest du bei Amazon.