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13 August 2021

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Wie du mit dem Pareto-Prinzip dein Zeitmanagement optimierst

Ein gutes Zeitmanagement ist wichtig in sämtlichen Lebenslagen. Vor allem aber im Job profitierst du von einer durchdachten Zeiteinteilung. Um sich in Sachen Zeitmanagement zu schulen, gibt es zahlreiche Methoden und Techniken, die dich dabei unterstützen. Eine davon ist das Pareto-Prinzip, oder auch die sogenannte 80-20-Regel. Die Idee dahinter: Mit 20 Prozent Aufwand erreichst du bereits 80 Prozent deiner gewünschten Ergebnisse. Klingt gut? Finde ich auch, darum schauen wir uns diese Technik heute im Detail an.

Worum geht es beim Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip ist, wie ich bereits erwähnt habe, ein Tool zur Verbesserung deines Zeitmanagements. Es geht hauptsächlich darum, deine Effizienz beim Arbeiten zu steigern und den Fokus auf die richtigen Prioritäten zu legen. Nochmals zur Erinnerung: Effizienz bedeutet, dass man mit dem geringsten Aufwand das maximale Ergebnis erreicht - oder wie man auch so schön sagt, dass man die Dinge richtig tut.

Aber was hat Pareto mit Effizienz zu tun? Beim Pareto-Prinzip geht es darum, dass du dich im Rahmen deiner Zeit den richtigen Aufgaben widmest und somit keine wertvolle Zeit an unwichtige Teilaufgaben verschwendest. Dass du also entsprechend der Effizienz deine Prioritäten richtig setzt und deine Zeit bei viel Arbeit in die wirklich wichtigen Dinge investierst. Denn nicht selten kommt es vor, dass wir uns an unbedeutenden Zwischenschritten einer Aufgabe aufhalten und dabei das große Ganze aus den Augen verlieren.

Wer hat das Pareto-Prinzip in Umlauf gebracht?

Pareto ist auf den gleichnamigen italienischen Soziologen, Ökonomen und Ingenieur namens Vilfredo Pareto zurückzuführen. Er untersuchte Anfang des 20. Jahrhunderts die Verteilung des italienischen Volksvermögens und stellte dabei fest, dass etwa 80 Prozent des gesamten Vermögens in Italien auf nur 20 Prozent der Familien verteilt war.

Klug wie er war, schlussfolgerte Pareto daraus, dass die Banken mit viel mehr Effizienz arbeiten würden, wenn sie sich nur auf diese 20 Prozent konzentrieren würden, schließlich bringen sie bereits 80 Prozent der Einnahmen ein. Lange Rede, kurzer Sinn: basierend auf diesen Untersuchungen entstand das Pareto-Prinzip.

Porträt von Vilfredo Pareto

Porträt von Vilfredo Pareto

Was ist der Kerngedanke des Pareto-Prinzips?

Pareto bedeutet schlicht und einfach, dass du allein mit 20 Prozent Aufwand bereits 80 Prozent der gewünschten Ergebnisse erzielst. Effizienz höchsten Grades. Im Gegenzug benötigen die restlichen 20 Prozent der Ergebnisse rund 80 Prozent deiner Arbeit und Zeit. Verrückt, oder?

Wie funktioniert dieses Prinzip?

Wahrscheinlich kannst du mir noch nicht ganz folgen, was die Funktionsweise vom Pareto-Prinzip angeht. Lass es mich dir deshalb anhand einiger Beispiele erklären. So sollte der Gedanke von Pareto am deutlichsten werden.

  • Betrachten wir einmal Unternehmen: 80 Prozent des Umsatzes werden durch lediglich 20 Prozent ihrer Kunden gemacht.
  • Oder ebenfalls sehr deutlich: In einem Lagerhaus wird 80 Prozent des Platzes bereits durch 20 Prozent der Produkte eingenommen.
  • Kinder beschäftigen sich oftmals zu 80 Prozent ihrer Zeit lediglich mit 20 Prozent ihres Spielzeugs. Und du kleidest dich in der Regel zu 80 Prozent deiner Zeit ausschließlich mit 20 Prozent deiner Kleidungsstücke, nicht wahr? Auf mich trifft diese Feststellung tatsächlich zu.

Diese Beispiele würden sich noch eine Weile fortsetzen lassen, denn Pareto begegnet uns in sämtlichen Bereichen des Lebens und des Alltags. Und weil am Pareto-Prinzip wirklich was dran ist, solltest du es dir zunutze machen, um deine Effizienz damit ordentlich zu steigern.

Welchen Nutzen habe ich davon?

Den größten Nutzen, den du mit Pareto nämlich hast, ist folgender: Du sparst dir eine Menge Zeit ein! Warum das so ist? Weil deine Arbeitsweise dadurch von mehr Effizienz geprägt ist.

Wenn du dich nicht um den Kleinkram kümmerst, sondern die Dinge mit Wichtigkeit bearbeitest, die dich in deinem Arbeitsbereich auch wirklich weiterbringen, dann wirst du feststellen, dass es gerade diese 20 Prozent sind, mit denen du die größten Ergebnisse erzielst. Probiere es aus!

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Pareto als App? Jein.

Falls du der Kategorie Mensch angehörst, die ihr Leben hauptsächlich digital und mit dem Smartphone organisiert, dann denkst du bestimmt auch direkt an eine App, die dir helfen kann. Leider gibt es meines Wissens keine direkte Pareto-App (ich lasse mich aber gerne in den Kommentaren eines besseren belehren).

Die üblichen Verdächtigen der Zeitmanagement- und Aufgabenmanagement-Apps gehen aber in die gleiche Richtung. Tipps und Informationen findest die zum Beispiel in meinem Artikel über die Eisenhower-Matrix sowie Getting things done.

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Im Folgenden findest du nochmal einen Link zum Home-Office-Buch, das als Taschenbuch und E-Book zu haben ist. Sowie zum Standardwerk Getting things done in der deutschen Übersetzung von David Allen. Ausführlichere Infos zu den Inhalten findest du bei Amazon.

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Über den Autor

Patrick

Hi, mein Name ist Patrick! Wie bei vielen anderen auch hat sich bei mir in den letzten Jahren ein deutlicher Schwenk in Richtung Home-Office ergeben. Die Arbeit zuhause ist salonfähig geworden, bietet aber auch Tücken und Fallstricke. Auf BüroNinja geht es deshalb darum, wie du zuhause im Home-Office am besten klarkommen kannst und wie du deine Arbeit leichter, effizienter, gesünder und ausgeglichener gestalten kannst. Viel Spaß!

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