Das GTD-Buch „Getting things done“ von David Allen ist ein absoluter Klassiker im Bereich Selbstmanagement und Produktivität. Die deutsche Übersetzung „Wie ich die Dinge geregelt kriege“ ist inzwischen schon in der 8. Auflage erhältlich. Grund genug, um sich das Buch einmal näher anzuschauen.
Wer ist GTD-Erfinder David Allen?
David Allen arbeitet seit über 20 Jahren als Managementberater & Trainer und ist darüber hinaus erfolgreicher Bestsellerautor. Sein absolutes Schwerpunktthema ist Produktivität – und damit auch Selbstmanagement.
Er gilt als einflussreicher Vordenker zum diesem Thema und ist unter anderem als Berater für Microsoft, die US-Navy und die Weltbank tätig. Sein weltweiter Bestseller Wie ich die Dinge geregelt kriege erschien 2015 als überarbeitete und erweiterte Neuauflage im Piper Verlag.
David Allen
Wovon handelt das Buch?
Du solltest eigentlich seit 5 Minuten in deinem nächsten Termin sitzen, deine Inbox quillt über und dann klingelt auch noch dein Smartphone oder eine Nachricht per Google Hangout oder Microsoft Teams kommt hereingeschneit. Und du sitzt in deinem Büro zuhause oder in deiner Firma und hast permanent das Gefühl, deiner Zeit hinterherzulaufen.
Fühlst du dich fremdbestimmt und hast für entspannende Tätigkeiten wie Sport und andere Formen der Erholung keine Zeit mehr? Die Konsequenz ist, dass du dich ausgebrannt und leer fühlt, du bist gestresst und wirst unproduktiv.
Das ist natürlich bewusst etwas überzogen formuliert. Aber all das muss so nicht sein. Es gibt eine Lösung: Du kannst deine eigene Produktivität zurückgewinnen und Selbstmanagement lernen mit dem Buch von David Allen. Dort zeigt er dir mit einfachen und anwendungsorientierten Methoden, wie du wieder das Ruder in die Hand nimmst oder wieder auf der Welle schwimmen kannst.
Sie brauchen keine neuen Fertigkeiten, um Ihre Produktivität zu verbessern – nur ein paar neue Verhaltensregeln, wann und wo Sie die alten anwenden. (David Allen)
Übrigens, der Inhalt und die GTD-Methode sind an sich super, auch wenn das Buch manchmal etwas sperrig und umständlich um die Ecke kommt. Trotz dessen finde ich es absolut empfehlenswert, weil es quasi seinerzeit der Meilenstein im Rahmen der ganzen „Mehr Produktivität“-Bewegung war.
Falls du geschult bist in englischsprachiger Fachliteratur, so solltest du dir das Original Getting things done zulegen und dieses lesen. In der Übersetzung geht nämlich ein wenig von dem „Spirit“ des Buches verloren.
Ein Blick ins Buch von David Allen
Die fünf Stufen, um Arbeitsabläufe zu meistern
Im wesentlichen unterteilt Allen fünf verschiedene Kategorien (er nennt sie Stufen) um deine Arbeitsabläufe besser zu strukturieren und erledigt zu kriegen.
Ganz unabhängig davon, um welche Arbeit es sich handelt, lassen sich Arbeitsabläufe mit einer fünfstufigen Methode steuern: erfassen, durcharbeiten, organisieren, durchsehen, erledigen.
Erfassen
Die Grundlage von allem: Jede noch so kleine Aufgabe muss erfasst bzw. formuliert werden. Dabei ist es egal, ob in einem Notizbuch, eine Aufgaben-App oder einem Post-It. Diese Sammlung wird dann quasi der Eingangskorb, deine persönliche „Inbox“. Alles, was du erfasst, kommt aus deinem Kopf und entlastet deinen Geist. Das ist der Sinn.
Durcharbeiten
Nun werden die Aufgaben gesichtet, d.h. sie werden der Reihe nach geprüft und klassifiziert. Alles, was in weniger als 2 Minuten erledigt werden kann, wird sofort erledigt. Die übrigen Aufgaben werden aufgeteilt in „kontextbezogene Listen“, dem Kernelement des GTD-Systems. Unwichtiges kommt in den Papierkorb, Informationen werden für später gesammelt, Aufgaben mit Handlungsbedarf werden gruppiert.
Organisieren
Für alle Aufgaben, die nicht sofort erledigt werden können, benötigst du ein Ordnungssystem: Projektlisten, Ablagen für Projektpläne, Terminkalender, Sammlungen von Infomaterial usw. Lege physische oder digitale Ordner an, um alles zu ordnen.
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Durchsehen
Das Durchsehen ist die „Maintenance“ deines GTD-Systems. Wöchentlich überprüfst du nun den Status der einzelnen Listen und Kategorien, dünnst aus, archivierst und sortiert neue Aufgaben hinzu.
Erledigen
In diesem Schritt erledigst du deine Aufgaben. Günstig ist jetzt, dass du sie schon gesichtet und geordnet hast. Du kannst Dinge „in einem Rutsch“ erledigen und weißt bei vielen Aufgaben aufgrund der vorhergehenden Prüfung bereits genau (oder mindestens in Ansätzen) was zu tun ist. Das spart Zeit und Energie und geht insgesamt dann leichter von der Hand.
GTD mit Todoist-App organisieren
Ich habe bereits in dem Artikel Wie führt man eine effektive To-Do-Liste? über To-Do-Listen und Möglichkeiten zur Aufgabenorganisation berichtet.
Die Todoist-App kann dabei eine zentrale Rolle spielen. Schau dir gerne mal den weiterführenden Artikel auf blick-heben.com an, wenn du konkreter erfahren möchtest, wie du GTD mit Todoist zusammenbringst.
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