Unabhängig davon, ob du zuhause arbeitest oder im Büro, selbstständig bist oder angestellt, eine To-Do-Liste zu führen ist immer ein gute Idee.
To-Do-Listen (englisch für „zu tun“ oder „zu erledigen“) sind Listen, die helfen Aufgaben zu erfassen und festzulegen, welche Aufgaben bis wann vom wem erledigt werden müssen.
Übrigens, man nennt To-Do-Listen auch:
Vor allem im Berufsleben sind To-Do-Listen etwas komplexer, da sie häufig von mehreren Personen benutzt (und ggf. gefüllt) werden und oft ein nachvollziehbares Aufgabenmanagement mit sich bringen müssen.
Im Privatbereich oder für Einzelpersonen sind To-Do-Listen meistens viel einfacher aufgebaut. Oft ist es nur eine einfache Aufgabensammlung, die noch nicht einmal nach Prioritäten geordnet ist.
Nicht ganz Ernst gemeinte To-Do-Liste auf dem Smartphone
Eine typische To-Do-Liste besteht aus einer einfachen Tabelle. Jede Zeile entspricht einer Aufgabe und die Spalte gliedern sich beispielsweise wie folgt:
In vielen Unternehmen werden Excel-Tabellen benutzt und mit diesen Tabellen auch Projektfortschritte festgehalten. Die Listen werden dann auch als Statuslisten oder Protokolle verwendet.
Die vermutlich einfachste To-Do-Liste ist der Einkaufszettel. Denn hier werden einfachste Aufgaben eingetragen (Einkaufsartikel), die erledigt werden müssen (kaufen).
Im Unternehmensalltag gibt es komplexere Listen, die wesentlich mehr Spalten enthalten. Es könnten zum Beispiel noch Informationen hinzukommen wie:
Natürlich gibt es mannigfaltige Tools zu dem Thema und der Komplexität sind kaum Grenzen gesetzt. Du kannst zum Beispiel Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben festhalten oder Erledigungszeiträume oder geplante Ressourcen (Aufwände) oder verfügbare Budgets.
Das alles lässt sich dann auch grafisch darstellen in so genannten Netzplänen (auch schonmal GANTT-Diagramm genannt). Solche Pläne gehen dann aber schon deutlich über das Aufgabenmanagement hinaus und sind eher der Projektplanung zuzuordnen.
Es wird deutlich, wie eng die verschiedenen Listen beieinander sind. Was aber auch logisch ist, da es ja immer um die Erledigung von Aufgaben geht. Nur der Kontext und die Abhängigkeiten sind andere.
Insgesamt gibt es viele verschiedene Ansätze und Konzepte wie Standard-To-Do-Listen zu führen sind. Meines Erachtens gibt es hierbei aber kein Falsch oder Richtig. Wichtig ist, dass die Liste funktioniert und sich bewährt.
Im Folgenden einmal zwei Ansätze, die sich auch gut kombinieren lassen:
Der Knackpunkt hier ist, dass du eigentlich drei Listen führst:
Bei der 1-3-5-Regel organisierst du deine Tagesliste nach einem bestimmten Schema. Du suchst dir die wichtigste Tagesaufgabe heraus, identifizierst dann noch 3 weitere wichtige Tagesaufgaben und ergänzt das alles mit 5 kleineren Aufgaben. So hast du ein Tagesziel und weitere Aufgaben in abnehmender Priorität, die du auch noch schaffen kannst.
TAGESLISTE
1
wichtigste Tagesaufgabe
3
weitere wichtige Aufgaben
5
kleinere Aufgaben
Probier das mal aus und teile mir gerne mit, ob das funzt!
Ich stelle dir einfach mal verschiedene Typen von Listenutzern vor. Vielleicht erkennst du dich ja wieder!
Alle Aufgaben kommen wahllos auf Blätter und Zettel und werden munter weggestrichen, umkringelt, ergänzt und erläutert. Das ist zumindest etwas Struktur im kreativen Chaos.
Wie viele Aufgaben passen denn auf ein Post-It? Nun, mittlerweile gibts ja auch Post-Its in DIN A5-Format. Aber Scherz beiseite: Der Post-It-Typ schreibt und klebt, streicht ab und zerknüllt. Eigentlich stark verwandt mit dem Zettelsammler.
Alle To Dos stehen an einem zentralen Ort – einem Notizbuch, einer Kladde, einem Journal oder was auch immer. Mehr oder minder sorgfältig notiert zum abstreichen. Das ist lobenswert.
Der Excel-Fan baut sich natürlich eine Excel-Liste, so wie er sie braucht. Der Vorteil: Den Aufbau kann er immer wider korrigieren und das Dokument lebt und ist wunderbar editierbar. Der Nachteil: Du musst jedes Mal deinen Computer hervorholen bzw. die Software starten.
Der App-Fan arbeitet geräteübergreifend und nutzt eine App wie Todoist auf Computer und Smartphone. So hat er die Liste immer am Start und hat die volle Kontrolle.
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Es gibt eine Reihe von Tools bzw. Apps, die sich auf dem Markt für To-Do-Listen tummeln. Die bekanntesten sind in etwa die folgenden:
Besonderes Augenmerk solltest du aber auf die folgenden drei (oder vier) Tools richten.
Das Tool funktioniert geräteübergreifend auf Computern, Tablets und Smartphones. Man kann Microsoft To Do als App installieren und es arbeitet wunderbar mit den anderen Programmen von Microsoft zusammen (Outlook, Teams usw.). Für jemanden, der ohnehin in der Microsoft-Welt zuhause ist, also die perfekte Wahl.
Es wird oft gesagt Zenkit To Do sei der würdige Nachfolger von Wunderlist. Es ist ein Standalone-Tool, das macht, was es soll – und das alles auf einem hervorragenden Niveau.
Ich persönlich bin ein Fan von Todoist, das man als Desktop-App und mobile App installieren kann, aber auch im Browser aufrufen und benutzen kann. Schön ist die Bedienbarkeit und Dinge wie Wiedervorlage und die Gesamtorganisation in Einzellisten bzw. -projekten.
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Ein Beispiel, wie ein Trello-Board aussehen kann
Trello ist supercool für kollaboratives Arbeiten und hat einen sehr visuellen Anspruch. Dadurch, dass die Aufgaben wie kleine Registerkarten je nach Fortschritt der Bearbeitung verschoben werden können, ist es intuitiv und auch sehr visuell.
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Kleiner Exkurs: die Not-To-Do-Liste
Eine Not-To-Do-Liste kann eine schöne Ergänzung zur To-Do-Liste ein. In dieser Liste werden all die Dinge und Tätigkeiten eingetragen, die Zeit fressen, die uns vom Erledigen der eigentlichen Aufgaben abhalten.
Die Not-To-Do-Liste ist übrigens ein Instrument aus dem Zeitmanagement. Sie hilft dir deinen Tag bewusster zu gestalten und Ressourcen freizumachen bzw. freizuhalten.
Typische Einträge auf der Not-To-Do-Liste könnten sein:
Einen schönen Artikel dazu gibt es auf impulse. Das Artikelthema ist die Not-To-Do-Liste des Milliardärs und Investors Warren Buffet. Er legt dar, wie man aus seinem 25 wichtigsten Lebenszielen die Nummern 6-26 wegstreicht (quasi auf die Not-To-Do-Liste schiebt) und sich dann voller Inbrunst den Top-Zielen 1-5 widmet.
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